BAS RHIN 03.88.32.05.15 / HAUT RHIN 03.89.23.90.02

AS formation

Secrétaire Comptable (niv.IV) - TP 0402 - JO 05-10-2012

INFORMATIONS GENERALES
OBJECTIF :

Cette formation conduit au titre, inscrit au Répertoire National des Certifications Professionnelles, de Secrétaire Comptable (Niveau IV) délivré par le Ministère chargé de l'emploi - TP 0402.

Le (la) secrétaire comptable exerce des activités d'assistanat administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique, souvent le chef d'entreprise, ou d'une équipe. Il (elle)

  • effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et ressources humaines.
  • contrôle et comptabilise les documents commerciaux, sociaux et fiscaux (TVA) de l'entreprise et réalise les paies et les déclarations sociales courantes.
  • vérifie, justifie et rectifie les comptes pour l'ensemble des opérations courantes.
  • prend en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques.
  • assure la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
    gère en direct l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques (français et anglais),
  • assure la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi que l'organisation des réunions et des déplacements de son responsable et de ses collaborateurs.
  • apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu'il (elle) a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise.
  • contribue à la qualité de la communication de l'entreprise.
  • valorise l'image et est le relais de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe.
  • exerce ses activités de façon autonome, sous la responsabilité d'un supérieur hiérarchique et la supervision d'un cabinet d'expertise comptable pour les activités comptables et de paie.

Cette formation se compose de quatre Certificats de Compétences Professionnelles, à savoir :

  • Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
  • Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise
  • Assurer les travaux courants de comptabilité
  • Réaliser les travaux courants de paie

 


FORMACODE : 35049

LES CERTIFICATIONS :

titre 4 RNCP
PREREQUIS & PUBLIC :
  • Formation accessible à un public en reconversion professionnelle.
  • Projet validé par le conseiller chargé de l’accompagnement du bénéficiaire (via un bilan de compétences, une PMSMP ou une enquête métier par exemple).
  • De bonnes connaissances en français (orthographe /grammaire).
  • Admission sur dossier : entretien individuel de motivation et passation de tests d'entrée.
ORGANISATION
DUREE :

Volume à titre indicatif, personnalisable en fonction du parcours professionnel du stagiaire, des résultats aux tests et des besoins :

  • En continu : 35 heures par semaine – 1 380 heures maximum (environ 11 mois) dont 1 205 heures en centre et 175 heures en entreprise
  • En alternance : durée à définir en concertation avec l'employeur

Horaires : de 8h45 à 12h45 et de 13h45 à 17h30 du lundi au jeudi et le vendredi de 8h45 à 12h45.

METHODE PEDAGOGIQUE :
  • Alternance de cours théoriques et de mise en pratique à travers des exercices (50 % de théorie et 50 % de pratique)
  • Exposés et illustrations avec diaporamas et/ou supports pédagogiques individuels
  • Réalisation de synthèses de cours
  • Témoignages de professionnels
  • Exercices de réflexions et travaux de groupe
  • Exercices individuels d’application et corrigés
  • Mises en situation avec utilisation des logiciels bureautiques et d’un logiciel professionnel
  • Exercices interactifs d’application et d’auto-évaluation
  • Evaluations formatives, normatives et correctives
  • Jeux de rôles et mises en situation individuelles
  • 1 poste de travail par stagiaire
  • 1 formateur* pour 8 à 12 stagiaires maximum

    *AS FORMATION certifie que les compétences du formateur sont supérieures à celles enseignées, la formation est animée en français.

DATES :

En continu : tous les deux mois, hors calendrier scolaire (nous consulter)

En alternance : planification hebdomadaire concertée et définie en commun accord avec l'employeur (nous consulter).

PROGRAMME

Découverte de la formation et période d'intégration :

  • Rédiger ou actualiser son CV
  • Rédiger une lettre de motivation
  • Communiquer par son image
  • Réussir son intégration dans une structure
  • Présentation du Dossier Professionnel (DP)
  • ...

Tout au long de la formation

Français :

  • Diagnostic des erreurs courantes
  • Vocabulaire & construction de la phrase
  • Grammaire
  • Orthographe
  • Techniques rédactionnelles

 

Informatique :

  • Environnement Windows
  • Navigation internet
  • Microsoft Word, Excel, Outlook
  • Ciel (modules : gestion commerciale ; comptabilité ; paye)
  • Sage (modules : gestion commerciale ; comptabilité ; paye)

 

CCP 1 - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

CT1 - Produire des documents professionnels courants

  • Saisir et présenter tous documents pouvant être réalisés à l’aide des applications bureautiques (traitement de texte, tableur…), à partir de manuscrits, d’enregistrements audio ou de fichiers numériques
  • Concevoir, rédiger des écrits professionnels simples (courriers, notes, imprimés, plannings, tableaux, etc.)
  • Prendre des notes de façon rapide et les restituer sous la forme adéquate en respectant normes et charge graphique,  en utilisant un langage professionnel clair et aisément compréhensible, adapté au(x) destinataire(s), en appliquant les règles d’orthographe et de syntaxe dans les délais impartis

 

CT2 - Assurer la communication des informations des informations utiles à l’activité du service ou de la structure

  • Identifier la demande d’information ou le problème à traiter
  • Choisir la bonne source d’information et y accéder
  • Rassembler et sélectionner les documents utiles.
  • En prendre connaissance, interpréter l’information
  • Appliquer l’information recueillie à la situation à traiter
  • Communiquer/diffuser l'information utile aux personnes concernées.
  • Mettre à jour l'information du service de façon fiable et pertinente, en fonction des destinataires et des besoins repérés

 

CT3 - Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure

  • Organise matériellement son poste de travail de manière ergonomique, en définissant le type et la disposition idéale dans l’espace de travail du mobilier de classement et en tenant compte de la fréquence d’utilisation des dossiers
  • Conçoit un plan de classement adéquat en fonction de l’utilisation, en utilisant les différentes typologies de classement : alphabétique, numérique, géographique, thématique, chronologique, etc.
  • Met en œuvre le plan de classement numérique (création et mise à jour de son arborescence) ou papier (choix des supports, création des dossiers, étiquetage, etc.)
  • Facilite la recherche d’un tiers, en imprimant l’arborescence de son classement numérique d’une part et en établissant la procédure choisie pour le classement physique d’autre part
  • Archive selon les règles d’usage, en tenant compte de l’évolution prévisible de l’activité et en veillant à la sécurité et à la confidentialité

 

CT4 - Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur

  • Accueille, oriente et renseigne les visiteurs et les correspondants téléphoniques de l’entreprise pour favoriser la mise en relation des personnes, et ce, dans le respect des procédures définies par l’entreprise.

 

CT5 - Assurer le traitement du courrier

  • Traitement du courrier "Arrivée" : ouvrir les enveloppes, trier, dater, enregistrer les recommandés et courriers importants, ventiler aux destinataires, en veillant à la confidentialité et en repérant le degré d'importance et d'urgence, dans le respect des consignes internes
  • Traitement du courrier "Départ" : mettre sous pli, peser et affranchir lettres et colis, préparer les récépissés des envois spéciaux et les enregistrer, en se conformant aux tarifs postaux en vigueur
  • Réponses aux courriers : Afin de faciliter la tâche de son hiérarchique, la Secrétaire Comptable prépare les éléments de réponses aux courriers reçus, en réunissant les informations nécessaires
  • Elle peut être également amenée à rédiger elle-même certaines réponses à des courriers simples

 

CT6 - Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous

  • Consulter, mettre à jour et tenir des agendas ou les plannings liés à l’activité professionnelle de l’entreprise. Cela, en tenant compte des consignes données quant aux priorités, aux échéances, aux engagements, et des contraintes liées à l’environnement.

 

CT7 - Organiser les déplacements et les réunions

Pour l'organisation des déplacements :

  • identifier les personnes concernées, les dates, les lieux, les moyens et durées de transport,
  • les possibilités d'hébergement et de restauration
  • assembler les informations utiles (horaires, tarifs, conditions, modalités, plans, itinéraires,)
  • procéder aux réservations, en tenant compte des contraintes de l'entreprise

Pour l'organisation des réunions, outre les tâches inhérentes aux déplacements :

  • Procéder à la réservation des salles et des équipements nécessaires
  • S'assurer du bon fonctionnement du matériel en temps utile

Dans les deux cas également :

  • informer les personnes concernées et leur remettre les éléments du déplacement ou de la réunion (documents préparatoires et dossiers, réservations, billets, etc.)
  • suivre les opérations, en établissant les budgets et plannings correspondants
  • relancer lorsque nécessaire
  • Pour ce faire, le(la) secrétaire comptable devra avoir facilement accès aux informations et aux documentations à jour (guides, tarifs, etc.)

 

CT8 - Gérer un stock de consommables

Pour le (la) Secrétaire Comptable, la gestion des fournitures de bureau courantes implique, dans le cadre de consignes et/ou de contraintes budgétaires définies :

  • d'identifier et d'inventorier les consommables nécessaires au fonctionnement du service ou de la structure
  • de répertorier les besoins particuliers du personnel
  • de fixer un seuil de réapprovisionnement pour chaque article
  • de mettre en place une procédure de suivi
  • de réaliser une étude comparative des coûts pour les approvisionnements
  • de vérifier le stock existant
  • de passer les commandes aux fournisseurs sélectionnés
  • de contrôler la réception des marchandises et documents afférents
  • de stocker les fournitures dans une armoire adaptée et sécurisée
  • d'établir le tableau de suivi du budget et le mettre à jour

CCP 2 - Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l’entreprise

CT9 - Assurer l’administration des achats et des ventes

  • analyser la nature des documents qui lui parviennent et identifier leur expéditeur
  • Identifier clairement la demande exprimée
  • connaître les produits standards et les documents afférents
  • rechercher, à défaut, à l'interne ou à l'externe, l'information nécessaire pour apporter une réponse
  • traiter la demande en fonction du niveau de délégation accordé
  • saisir l'information et produire les écrits professionnels et documents correspondants, puis transmettre l'information nécessaire aux personnes concernées dans le respect des délais et des procédures existantes
  • mettre en place des moyens de contrôle aux différentes étapes du processus jusqu'au paiement final
  • suivre les règlements
  • classer les dossiers

 

CT10 - Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau

Pour résoudre les dysfonctionnements courants (retards de livraisons, avaries, erreurs de facturation), le (la) Secrétaire Comptable :

  • les identifie et en analyse les éléments constitutifs
  • explore les solutions possibles
  • le cas échéant, choisit ou propose un produit/service équivalent
  • les traite dans une attitude professionnelle et/ou en réfère à son hiérarchique, en fonction des procédures existantes, de l'importance du litige et de l'interlocuteur

 

CT11 - Assurer le suivi administratif courant du personnel

  • collecter les informations utiles à la constitution des dossiers du personnel
  • rechercher l'information légale inhérente à la situation
  • accomplir les formalités et rédiger les écrits professionnels y afférant
  • mettre à jour les dossiers
  • rassembler les éléments préparatoires à la paie
  • créer et mettre en place, et/ou utiliser des outils de suivi : dossiers, plannings, fichiers, imprimés, etc. dans le respect des délais, des procédures et des réglementations en vigueur.

 

CT12 - Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques

Pour les besoins du service ou de la structure, le (la) Secrétaire Comptable est amené(e) à mettre à jour les différents tableaux de suivi des activités et présenter des statistiques. Pour ce faire, il lui est nécessaire de :

  • prendre en compte les différents objectifs fixés et saisir les données prévisionnelles dans les tableaux appropriés
  • enregistrer, au fur et à mesure, les réalisations correspondantes
  • effectuer des calculs comparatifs avec les outils adaptés pour en assurer le suivi périodique demandé
  • établir les graphiques les plus représentatifs
  • produire des statistiques adaptées à la demande, en vérifiant la fiabilité des sources, la saisie des données, la cohérence des résultats et la pertinence des documents produits

 

 

CCP 3 -Assurer les travaux courants de comptabilité

CT13 - Identifier, vérifier, comptabiliser les documents commerciaux pour produire des états comptables

  • Identifier et vérifier les documents, puis à les comptabiliser afin de produire des états comptables fiables (journaux, grand-livre)

 

CT14 - Etablir et comptabiliser les déclarations de TVA

  • Collecter les informations nécessaires, à les vérifier, à réaliser la déclaration de TVA et sa comptabilisation

 

CT15 - Comptabiliser les documents bancaires et suivre la trésorerie au quotidien

  • Vérifier les documents, les comptabiliser, et réaliser un suivi à très court terme de la position bancaire.

 

CT16 - Justifier le solde des comptes et rectifier les anomalies

  • s'assurer que le solde mentionné sur les comptes est justifié par un ou des documents (état de rapprochement, factures, déclaration TVA...) . Les anomalies constatées sont rectifiées ou signalées à un responsable.

 

 

CCP 4 - Etablir la paie et les déclarations sociales courantes

CT17 - Réaliser des paies après la collecte des informations sociales et des données variables

  • collecter les données sociales ainsi que les éléments variables de la paie (augmentation de salaire, absence, congés payés, maladie....) afin de les intégrer dans le calcul des bulletins de salaire, et d'établir les déclarations administratives dans le respect des réglementations en vigueur en utilisant des logiciels.

 

CT18 - Etablir les déclarations sociales périodiques

  • collecter les données de la paie, les vérifier puis établir les déclarations sociales périodiques et annuelles dans le respect de la réglementation en vigueur en utilisant un logiciel de paie ou Internet
DEBOUCHES :

Ce métier s'exerce au sein de Très Petites Entreprises -TPE-, Petites et Moyennes Entreprises/Industries -PME/PMI-, cabinets d'expertise comptable, en relation avec différents interlocuteurs (responsable du personnel, trésorier, banques, expert-comptable).

Notre taux de réussite en 2016 :

  • Obtention : 67 %

Le suivi post-formation (à l'issue de la formation jusqu'à 1 an maximum) :

      Fin de formation :

  • de 2011 à 2016 : 60 % des personnes sont en poste
CENTRE(S) ASSURANT CETTE FORMATION
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AS FORMATION est un organisme de formation, indépendant de tous constructeurs et éditeurs, ayant une expérience unique d'enseignement, basée sur des méthodes pédagogiques innovantes et performantes, permettant à chacun d'évoluer à son rythme et sans stress.

Influencé et marqué par le projet de la Formation Tout au Long de la Vie, le dirigeant d’AS FORMATION a créé la structure autour d’une offre simple qu’il a mise en place depuis 1997 : la formation professionnelle devait s’organiser autour des besoins individuels de formation et de la personnalisation des parcours. C’est pourquoi nos valeurs, nos méthodes, notre organisation, bien qu’elles aient évoluées, sont et seront toujours centrées sur la modularité et l’individualisation des parcours de formation.

Notre objectif a toujours été de s’inscrire dans une démarche qualité, et de donner la possibilité aux bénéficiaires de gagner en productivité en complétant leurs connaissances d’un métier par de nouvelles compétences.

C’est ainsi qu’AS FORMATION est devenu en 20 ans l'un des principaux centre de formation privé d'Alsace.

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