BAS RHIN 03.88.32.05.15 / HAUT RHIN 03.89.23.90.02

AS formation

Secrétaire Assistant(e) (niv.IV) - TP 00374 - JO 20-03-2012

INFORMATIONS GENERALES
OBJECTIF :

Cette formation conduit au titre, inscrit au Répertoire National des Certifications Professionnelles, de Secrétaire Assistant(e) (Niveau IV) délivré par le Ministère chargé de l'emploi - TP 00374.

L'emploi de secrétaire assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence. Il (elle) intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe. Il (elle) :

  • assure la coordination et l'organisation de l'information au sein de son service ou de sa structure.
  • effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l'entreprise et traite certains dossiers spécifiques.
  • contribue à la qualité de la communication de l'entreprise.
  • valorise l'image et est le relais de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe.
  • facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents (courriers, rapports, tableaux ou graphiques).
  • assure la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
  • assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques (français et anglais),
  • assure la prise de rendez-vous et la tenue des agendas
  • organise les réunions et les déplacements.
  • apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu'il (elle) a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise.

Cette formation se compose de deux Certificats de Compétences Professionnelles, à savoir :

  • Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
  • Réaliser le traitement administratif des différentes fonctions de l'entreprise

FORMACODE : 35054

LES CERTIFICATIONS :

titre 4 RNCP
PREREQUIS & PUBLIC :
  • Formation accessible à un public en reconversion professionnelle.
  • Projet validé par le conseiller chargé de l’accompagnement du bénéficiaire (via un bilan de compétences, une PMSMP ou une enquête métier par exemple).
  • De bonnes connaissances en français (orthographe /grammaire).
  • Admission sur dossier : entretien individuel de motivation et passation de tests d'entrée.
ORGANISATION
DUREE :

Volume à titre indicatif, personnalisable en fonction du parcours professionnel du stagiaire, des résultats aux tests et des besoins :

  • En continu : 35 heures par semaine – 929 heures maximum (environ 8 mois) dont 754 heures en centre et 175 heures en entreprise
  • En alternance : durée à définir en concertation avec l'employeur

Horaires : de 8h45 à 12h45 et de 13h45 à 17h30 du lundi au jeudi et le vendredi de 8h45 à 12h45.

 

METHODE PEDAGOGIQUE :
  • Alternance de cours théoriques et de mise en pratique à travers des exercices (50 % de théorie et 50 % de pratique)
  • Exposés et illustrations avec diaporamas et/ou supports pédagogiques individuels
  • Réalisation de synthèses de cours
  • Témoignages de professionnels
  • Exercices de réflexions et travaux de groupe
  • Exercices individuels d’application et corrigés
  • Mises en situation avec utilisation des logiciels bureautiques et d’un logiciel professionnel
  • Exercices interactifs d’application et d’auto-évaluation
  • Evaluations formatives, normatives et correctives
  • Jeux de rôles et mises en situation individuelles
  • 1 poste de travail par stagiaire
  • 1 formateur* pour 8 à 12 stagiaires maximum

    *AS FORMATION certifie que les compétences du formateur sont supérieures à celles enseignées, la formation est animée en français.

DATES :

En continu : tous les deux mois, hors calendrier scolaire (nous consulter)

En alternance : planification hebdomadaire concertée et définie en commun accord avec l'employeur (nous consulter).

PROGRAMME

Découverte de la formation et période d'intégration :

  • Rédiger ou actualiser son CV
  • Rédiger une lettre de motivation
  • Communiquer par son image
  • Réussir son intégration dans une structure
  • Présentation du Dossier Professionnel (DP)
  • ...

Tout au long de la formation

Français :

  • Diagnostic des erreurs courantes
  • Vocabulaire & construction de la phrase
  • Grammaire
  • Orthographe
  • Techniques rédactionnelles

 

Informatique :

  • Environnement Windows
  • Navigation internet
  • Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook
  • Ciel Gestion Commerciale

 

CCP 1 - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

CT1 - Produire des documents professionnels courants 

  • Saisir et présenter des documents à l’aide des applications bureautiques (traitement de texte, tableur…), à partir de manuscrits, d’enregistrements audio ou de fichiers numériques
  • Concevoir, rédiger des écrits professionnels simples (courriers, notes, imprimés, plannings, tableaux, etc.)
  • Prendre des notes de façon rapide et les restituer

 

CT2 - Rechercher et communiquer des informations

  • Identifier la demande d’information ou le problème à traiter
  • Choisir la bonne source d’information et y accéder
  • Rassembler et sélectionner les documents utiles.
  • En prendre connaissance, interpréter l’information
  • Appliquer l’information recueillie à la situation à traiter
  • Communiquer/diffuser l'information utile aux personnes concernées.
  • Mettre à jour l'information du service de façon fiable et pertinente, en fonction des destinataires et des besoins repérés

 

CT3 - Assurer la traçabilité et la conservation des informations

  • Organise matériellement son poste de travail de manière ergonomique, en définissant le type et la disposition idéale dans l’espace de travail du mobilier de classement et en tenant compte de la fréquence d’utilisation des dossiers
  • Conçoit un plan de classement adéquat en fonction de l’utilisation, en utilisant les différentes typologies de classement : alphabétique, numérique, géographique, thématique, chronologique, etc.
  • Met en œuvre le plan de classement numérique (création et mise à jour de son arborescence) et papier (choix des supports, création des dossiers, étiquetage, etc.)
  • Facilite la recherche d’un tiers, en imprimant l’arborescence de son classement numérique d’une part et en établissant la procédure choisie pour le classement physique d’autre part
  • Archive selon les règles d’usage, en tenant compte de l’évolution prévisible de l’activité et en veillant à la sécurité et à la confidentialité

 

CT4 - Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques (en français et en anglais)

  • Accueille, oriente et renseigne les visiteurs et les correspondants téléphoniques de l’entreprise

 

CT5 - Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités

Consulter, mettre à jour et tenir des agendas ou les plannings liés à l’activité professionnelle de l’entreprise. Cela, en tenant compte des consignes données quant aux priorités, aux échéances, aux engagements, et des contraintes liées à l’environnement.

Pour l'organisation des déplacements :

  • identifier les personnes concernées, les dates, les lieux, les moyens et durées de transport
  • les possibilités d'hébergement et de restauration
  • assembler les informations utiles (horaires, tarifs, conditions, modalités, plans, itinéraires,
  • procéder aux réservations, en tenant compte des contraintes de l'entreprise

Pour l'organisation des réunions, outre les tâches inhérentes aux déplacements :

  • procéder à la réservation des salles et des équipements nécessaires
  • s'assurer du bon fonctionnement du matériel en temps utile

Dans les deux cas également :

  • informer les personnes concernées et leur remettre les éléments du déplacement ou de la réunion (documents préparatoires et dossiers, réservations, billets, etc.)
  • suivre les opérations, en établissant les budgets et plannings correspondants
  • relancer lorsque nécessaire
  • Pour ce faire, le(la) secrétaire devra avoir accès aux informations et aux documentations à jour (guides, tarifs, etc.)

CCP2 - Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l’entreprise

CT6 - Assurer l’administration des achats et des ventes

Assurer le traitement administratif des commandes des achats et des ventes et gérer leur suivi depuis le devis jusqu’au règlement :

  • analyser la nature des documents qui lui parviennent et identifier leur expéditeur
  • identifier clairement la demande exprimée
  • rechercher, à défaut, à l'interne ou à l'externe, l'information nécessaire pour apporter une réponse
  • traiter la demande
  • saisir l'information et produire les écrits professionnels et documents correspondants, puis transmettre l'information nécessaire aux personnes concernées dans le respect des délais et des procédures existantes
  • mettre en place des moyens de contrôle aux différentes étapes du processus jusqu'au paiement final
  • suivre les règlements
  • classer les dossiers

 

CT7 - Assurer l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants

Pour résoudre les dysfonctionnements courants (retards de livraisons, avaries, erreurs de facturation), le (la) Secrétaire Assistant(e) :

  • identifie et en analyse les éléments constitutifs
  • explore les solutions possibles
  • le cas échéant, choisit ou propose un produit/service équivalent
  • traite les demandes dans une attitude professionnelle et/ou en réfère à son hiérarchique, en fonction des procédures existantes, de l'importance du litige et de l'interlocuteur

 

CT8 - Assurer le suivi administratif courant du personnel

  • collecter les informations utiles à la constitution des dossiers du personnel
  • rechercher l'information légale inhérente à la situation
  • accomplir les formalités et rédiger les écrits professionnels y afférant
  • mettre à jour les dossiers
  • rassembler les éléments préparatoires à la paie
  • Créer et mettre en place, et/ou utiliser des outils de suivi : dossiers, plannings, fichiers, imprimés, etc. dans le respect des délais, des procédures et des réglementations en vigueur

 

CT9 - Elaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques

  • collecter, sélectionner et exploiter des données chiffrées
  • présenter des tableaux et des graphiques
  • contrôler ses résultats
  • extraire les enseignements principaux des résultats obtenus et rédiger un commentaire succinct
DEBOUCHES :

Ce métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité).

Notre taux de réussite en 2016 :

  • Obtention : 100 %

Le suivi post-formation (à l'issue de la formation jusqu'à 1 an maximum) :

      Fin de formation :

  • de 2012 à 2016 : 86 % des personnes sont en poste
CENTRE(S) ASSURANT CETTE FORMATION
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COLMAR
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DECOUVRIR AS FORMATION

AS FORMATION est un organisme de formation, indépendant de tous constructeurs et éditeurs, ayant une expérience unique d'enseignement, basée sur des méthodes pédagogiques innovantes et performantes, permettant à chacun d'évoluer à son rythme et sans stress.

Influencé et marqué par le projet de la Formation Tout au Long de la Vie, le dirigeant d’AS FORMATION a créé la structure autour d’une offre simple qu’il a mise en place depuis 1997 : la formation professionnelle devait s’organiser autour des besoins individuels de formation et de la personnalisation des parcours. C’est pourquoi nos valeurs, nos méthodes, notre organisation, bien qu’elles aient évoluées, sont et seront toujours centrées sur la modularité et l’individualisation des parcours de formation.

Notre objectif a toujours été de s’inscrire dans une démarche qualité, et de donner la possibilité aux bénéficiaires de gagner en productivité en complétant leurs connaissances d’un métier par de nouvelles compétences.

C’est ainsi qu’AS FORMATION est devenu en 20 ans l'un des principaux centre de formation privé d'Alsace.

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