BAS RHIN 03.88.32.05.15 / HAUT RHIN 03.89.23.90.02

AS formation

Employé(e) Administratif(ve) et d’Accueil (niv.V) - TP 01318 - JO 01-08-2013

INFORMATIONS GENERALES
OBJECTIF :

Cette formation conduit au titre, inscrit au Répertoire National des Certifications Professionnelles, d’Employé(e) Administratif(ve) et d’Accueil (Niveau V) délivré par le Ministère chargé de l'emploi – TP 01318.

L’employé(e) administratif(ve) et d’accueil :

  • assure un ensemble de tâches administratives à caractère technique, organisationnel et relationnel dans le cadre du fonctionnement courant de tout type d’organisation.
  • dans le respect des consignes, retranscrit, complète, met en forme des écrits professionnels courants
  • saisit, contrôle et actualise tout type de données, chiffrées ou non.
  • participe au suivi des ressources matérielles selon l’organisation de la structure.
  • assure des travaux de reprographie et de numérisation de documents,
  • participe au classement et à l’archivage physique et numérique pour la conservation et la traçabilité des informations en respectant les procédures en vigueur.
  • accueille les visiteurs, les oriente et les renseigne.
  • traite les appels téléphoniques entrants, transmet les messages aux interlocuteurs concernés, et effectue des appels sortants sur demande.
  • assure la réception, la diffusion et l’expédition du courrier de la structure.

Cette formation se compose de deux Certificats de Compétences Professionnelles, à savoir :

  • Réaliser les travaux administratifs courants liés aux diverses activités d'une structure
  • Accueillir et renseigner les interlocuteurs, contribuer à la diffusion de l'information

FORMACODE : 35071

LES CERTIFICATIONS :

titre 5 RNCP
PREREQUIS & PUBLIC :
  • Formation accessible à un public en reconversion professionnelle.
  • Projet validé par le conseiller chargé de l’accompagnement du bénéficiaire (via un bilan de compétences, une PMSMP ou une enquête métier par exemple).
  • De bonnes connaissances en français (orthographe /grammaire)
  • Admission sur dossier : entretien individuel de motivation et passation de tests d'entrée
ORGANISATION
DUREE :

Volume à titre indicatif, personnalisable en fonction du parcours professionnel du stagiaire, des résultats aux tests et des besoins :

  • En continu : 35 heures par semaine - 746 heures maximum (environ 6 mois) dont 571 heures en centre et 175 heures en entreprise
  • En alternance : durée à définir en concertation avec l'employeur

Horaires : de 8h45 à 12h45 et de 13h45 à 17h30 du lundi au jeudi et le vendredi de 8h45 à 12h45.

METHODE PEDAGOGIQUE :
  • Alternance de cours théoriques et de mise en pratique à travers des exercices (50 % de théorie et 50 % de pratique)
  • Exposés et illustrations avec diaporamas et/ou supports pédagogiques individuels
  • Réalisation de synthèses de cours
  • Témoignages de professionnels
  • Exercices de réflexions et travaux de groupe
  • Exercices individuels d’application et corrigés
  • Mises en situation avec utilisation des logiciels bureautiques et d’un logiciel professionnel
  • Exercices interactifs d’application et d’auto-évaluation
  • Evaluations formatives, normatives et correctives
  • Jeux de rôles et mises en situation individuelles
  • 1 poste de travail par stagiaire
  • 1 formateur* pour 8 à 12 stagiaires maximum

    *AS FORMATION certifie que les compétences du formateur sont supérieures à celles enseignées, la formation est animée en français.

DATES :

En continu : tous les deux mois, hors calendrier scolaire (nous consulter)

En alternance : planification hebdomadaire concertée et définie en commun accord avec l'employeur (nous consulter).

PROGRAMME

Découverte de la formation et période d'intégration :

  • Rédiger ou actualiser son CV
  • Rédiger une lettre de motivation
  • Communiquer par son image
  • Réussir son intégration dans une structure
  • Présentation du Dossier Professionnel (DP)
  • ...

 

Tout au long de la formation

Français :

  • Diagnostic des erreurs courantes
  • Vocabulaire & construction de la phrase
  • Grammaire
  • Orthographe
  • Techniques rédactionnelles

Informatique :

  • Environnement Windows
  • Navigation internet
  • Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Outlook

 

CCP1 – Réaliser les travaux administratifs courants liés aux diverses activités d’une structure

CT1 - Compléter et mettre en forme des écrits professionnels courants

Dans le respect des règles orthographiques et grammaticales, des normes professionnelles et des chartes graphiques :

  • saisir, présenter et mettre en forme des écrits professionnels courants à partir de modèles ou de notes manuscrites et en prenant en compte le contexte de la structure, afin de transmettre, selon les consignes données, les documents aux destinataires internes et externes dans les délais impartis

 

CT2 - Saisir, actualiser et contrôler des données liées à son activité 

  • Identifier et vérifier les documents à traiter,
  • Saisir, compléter ou mettre à jour des données, chiffrées ou non, afin d’assurer le suivi des informations nécessaires au bon fonctionnement de la structure ou du service
  • Contrôler la saisie et la fiabilité de la production

 

CT3 - Gérer la disponibilité des équipements et suivre les consommables

  • vérifier l’état des stocks de consommables, la disponibilité des équipements et des salles ; identifier en temps voulu le besoin de réapprovisionnement, de remise en état ou de réservation
  • Effectuer la mise à jour des documents de suivi (planning, fiche de stock…) et transmettre les informations aux interlocuteurs afin que les commandes soient déclenchées en temps voulu

 

CT4 - Reproduire, numériser et classer des informations pour le partage et la conservation

Selon les consignes données et en suivant les procédures en vigueur :

  • réaliser les travaux de reprographie et de numérisation au sein d’une structure
  • classer et archiver des supports papier ou informatiques à partir d’une organisation existante pour en assurer la traçabilité et en garantir un accès aisé à tout utilisateur habilité

CCP2 – Accueillir et renseigner les interlocuteurs, contribuer à la diffusion de l’information

CT5 - Recevoir, orienter, renseigner le visiteur à l’accueil 

  • Accueillir les visiteurs, les orienter de manière adéquate, les renseigner ou prendre un message afin de traiter leur demande dans les meilleurs délais, en conciliant le respect des valeurs de la structure et la satisfaction de l’interlocuteur
  • Gérer simultanément l’accueil physique et téléphonique
  • Aménager l’espace d’accueil et mettre à disposition les documents d’information

 

CT6 - Traiter les appels téléphoniques, prendre des messages, tenir à jour les agendas 

  • En tenant compte des contraintes de temps, des usages professionnels et des consignes spécifiques au contexte de la structure, émettre ou réceptionner des appels, les filtrer, les transférer ou renseigner les interlocuteurs à un premier niveau afin de satisfaire les demandes
  • Prendre des messages et les transmettre aux destinataires concernés
  • Consulter et mettre à jour les agendas, si besoin,
  • Veiller à prendre en compte la simultanéité des tâches liées à l’accueil des visiteurs et au traitement des appels téléphoniques

 

CT7 - Rechercher et transmettre des informations à partir d’une demande

  • Consulter les sources d’information appropriées,
  • Rechercher et sélectionner des informations afin de les transmettre aux destinataires, internes ou externes.

 

CT8 - Traiter le courrier entrant et sortant 

  • Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier entrant (courrier postal, fax, courriels, colis)
  • Préparer, envoyer et suivre le courrier sortant à l’aide des tarifs et imprimés postaux en vigueur
  • Prendre en compte les nécessités et les urgences des différents interlocuteurs et organiser son travail en conséquence
DEBOUCHES :

Ce métier s'exerce au sein d'entreprises privées ou publiques, de collectivités territoriales ou des services de l'Etat.

CENTRE(S) ASSURANT CETTE FORMATION
STRASBOURG
COLMAR
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LES CONSEILLERS
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DECOUVRIR AS FORMATION

AS FORMATION est un organisme de formation, indépendant de tous constructeurs et éditeurs, ayant une expérience unique d'enseignement, basée sur des méthodes pédagogiques innovantes et performantes, permettant à chacun d'évoluer à son rythme et sans stress.

Influencé et marqué par le projet de la Formation Tout au Long de la Vie, le dirigeant d’AS FORMATION a créé la structure autour d’une offre simple qu’il a mise en place depuis 1997 : la formation professionnelle devait s’organiser autour des besoins individuels de formation et de la personnalisation des parcours. C’est pourquoi nos valeurs, nos méthodes, notre organisation, bien qu’elles aient évoluées, sont et seront toujours centrées sur la modularité et l’individualisation des parcours de formation.

Notre objectif a toujours été de s’inscrire dans une démarche qualité, et de donner la possibilité aux bénéficiaires de gagner en productivité en complétant leurs connaissances d’un métier par de nouvelles compétences.

C’est ainsi qu’AS FORMATION est devenu en 20 ans l'un des principaux centre de formation privé d'Alsace.

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