BAS RHIN 03.88.32.05.15 / HAUT RHIN 03.89.23.90.02

AS formation

Assistant(e) de Direction (niv.III) - TP 01293 - JO 02-03-2014

INFORMATIONS GENERALES
OBJECTIF :

Cette formation conduit au titre, inscrit au Répertoire National des Certifications Professionnelles, ASSISTANT(E) DE DIRECTION (Niveau III) délivré par le Ministère chargé de l'emploi - TP 01293.

L'emploi d'assistant(e) de direction a une triple dimension : relationnelle, organisationnelle et administrative.

L'assistant(e) de direction assiste un dirigeant, un cadre et / ou une équipe (groupe projet, service...) dans l'ensemble de ses activités, de ses dossiers et de ses projets. Il (elle) les prépare, les facilite et les suit au plan opérationnel. Il (elle) gère et sélectionne l'information et prépare la prise de décision de sa hiérarchie ainsi que sa communication.

Elle se compose de trois modules qualifiants :

  • Assister au quotidien un dirigeant et faciliter sa prise de décision.
  • Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information.
  • Assister un dirigeant dans la prise en charge de projets.

FORMACODE : 35047

LES CERTIFICATIONS :

Titre 3 RNCP
PREREQUIS & PUBLIC :
  • Formation accessible à un public en reconversion professionnelle.
  • Projet validé par le conseiller chargé de l’accompagnement du bénéficiaire (via un bilan de compétences, une PMSMP ou une enquête métier par exemple).
  • De bonnes connaissances en français (orthographe /grammaire).
  • Admission sur dossier : entretien individuel de motivation et passation de tests d'entrée.
ORGANISATION
DUREE :

Volume à titre indicatif, personnalisable en fonction du parcours professionnel du stagiaire, des résultats aux tests et des besoins :

  • En continu : 35 heures par semaine - 1 139 heures maximum (environ 9 mois) dont 894 heures en centre et 245 heures en entreprise
  • En alternance : durée à définir en concertation avec l'employeur

Horaires : de 8h45 à 12h45 et de 13h45 à 17h30 du lundi au jeudi et le vendredi de 8h45 à 12h45.

METHODE PEDAGOGIQUE :
  • Alternance de cours théoriques et de mise en pratique à travers des exercices (50 % de théorie et 50 % de pratique)
  • Exposés et illustrations avec diaporamas et/ou supports pédagogiques individuels
  • Réalisation de synthèses de cours
  • Témoignages de professionnels
  • Exercices de réflexions et travaux de groupe
  • Exercices individuels d’application et corrigés
  • Mises en situation avec utilisation des logiciels bureautiques et d’un logiciel professionnel
  • Exercices interactifs d’application et d’auto-évaluation
  • Evaluations formatives, normatives et correctives
  • Jeux de rôles et mises en situation individuelles
  • 1 poste de travail par stagiaire tout au long de la formation
  • 1 formateur* pour 8 à 12 stagiaires maximum

*AS FORMATION certifie que les compétences du formateur sont supérieures à celles enseignées, la formation est animée en français.

DATES :

En continu : tous les deux mois, hors calendrier scolaire (nous consulter)

En alternance : planification hebdomadaire concertée et définie en commun accord avec l'employeur (nous consulter).

PROGRAMME

Découverte de la formation et période d'intégration :

  • Rédiger ou actualiser son CV
  • Rédiger une lettre de motivation
  • Présentation du Dossier Professionnel
  • ...

Tout au long de la formation

Français

  • Diagnostic des erreurs courantes
  • Vocabulaire & construction de la phrase
  • Grammaire / Orthographe
  • Techniques rédactionnelles

Anglais

Comprendre et s’exprimer à l’écrit et à l’oral, dans un contexte professionnel courant : niveau B2 à atteindre.

Informatique

  • Environnement Windows
  • Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Publisher
  • Navigation internet et Microsoft Outlook
  • GanttProject

 

Apprentissage (ou compléments) aux techniques de secrétariat :

Assurer les travaux courants de secrétariat (produire des documents professionnels courants, élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques...).

 

CCP1 – Assister au quotidien un dirigeant et faciliter sa prise de décisions

CT1 - Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe

Dans le respect des priorités, des délais et des contraintes budgétaires :

  • gérer en toute autonomie les agendas personnels et partagés,
  • organiser les réunions et les déplacements,
  • optimiser la gestion des ressources matérielles du service, afin de décharger le responsable et son équipe de tout souci logistique.
  • Optimiser la gestion du temps en anticipant, répondant aux urgences et aux imprévus et en alertant les personnes concernées le cas échéant.
  • Elaborer les outils de suivi adaptés : liste de tâches, budget prévisionnel.
  • Utiliser les outils collaboratifs de planification : téléphone, agendas partagés, plannings, outils de communication à distance
  • Analyser une situation pour en extraire les éléments clés et identifier l’information à rechercher et les actions à accomplir
  • Créer une liste de tâches
  • Planifier et organiser un déplacement, une réunion ou une activité
  • Utiliser des sources d’information identifiées pour l’organisation des déplacements
  • Respecter un budget
  • Établir une feuille de route
  • Rédiger un compte rendu
  • Prescrire des achats responsables de fournitures de bureau et de consommables
  • Contrôler les notes de frais
  • Négocier avec les prestataires pour optimiser les coûts

 

CT2 - Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion

A partir de données collectées à l'interne et en fonction de consignes :

  • Concevoir et actualiser des tableaux de bord propres à son activité pour faciliter l'analyse et la prise de décisions du responsable.
  • Vérifier la cohérence de l’outil de pilotage avec la demande,
  • Rédiger un commentaire succinct.
  • Participer au suivi de l’activité de l’entreprise en collectant et présentant des informations sous forme de reporting des activités ou des résultats.
  • S’assurer de la cohérence des éléments collectés, prendre en compte les échéances. Alerter les interlocuteurs concernés si une anomalie est constatée ou un délai non respecté.
  • Sélectionner les données adéquates en fonction de l’objectif
  • Effectuer les calculs liés aux statistiques et aux consolidations
  • Choisir un graphique adapté
  • Contrôler ses résultats
  • Analyser les données et rédiger un commentaire argumenté
  • Contrôler l’adéquation des informations reçues par rapport à la demande
  • Recueillir des informations auprès d’autres collaborateurs de l’entreprise

 

CT3 - Contribuer à l’amélioration des processus administratifs

Dans le but d'harmoniser et de faciliter les modalités d'exécution des activités administratives :

  • Analyser les processus,
  • Etablir un diagnostic et proposer des améliorations.
  • Modifier une procédure existante ou en élaborer une nouvelle.
  • La formaliser par un mode opératoire, une fiche d’instructions ou une charte, expliquer les objectifs et l'intérêt aux personnes concernées par écrit ou oralement.
  • En vérifier l’adéquation, proposer des ajustements et des mises à jour, en garantir le respect.
  • Recenser l'ensemble des procédures existantes dans un manuel à l'intention des utilisateurs.
  • Analyser une situation et en extraire les éléments clés
  • Structurer, ordonner et représenter un ensemble d'opérations selon un enchaînement logique sous forme de schéma (logigramme)
  • Rédiger une procédure ou un mode opératoire

CCP2 - Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information

L'assistante de direction est le relais de l'information entre son dirigeant et son équipe et les autres acteurs, internes et externes. Elle recherche, sélectionne, valide et structure l'information afin d'en assurer une transmission claire et fiable, oralement ou par écrit, en français et en anglais.

CT4 - Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l’information

Afin d’assurer une transmission efficace de l’information :

  • Identifier les besoins,
  • Repérer les sources adéquates,
  • Collecter les informations pertinentes, en contrôler la fiabilité, procéder à leur traitement en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation, et les restituer aux utilisateurs sous forme de dossiers documentaires, synthèses ou résultats d’enquête.
  • Analyser une demande ou une information pour en extraire les éléments clés
  • Identifier les sources d’information pertinentes et fiables
  • Prendre des notes
  • Concevoir et exploiter des questionnaires
  • Synthétiser l’information et la restituer
  • Respecter les modes opératoires et procédures en vigueur dans l’entreprise
  • Assurer une veille informationnelle

 

CT5 - Communiquer par écrit, en français et en anglais

 A partir de consignes ou d’une demande ou d’un besoin :

  • Rédiger, présenter et diffuser des écrits professionnels de différentes natures (courriels, courriers, notes, comptes rendus, rapports, présentations assistées par ordinateur) afin d'assurer une transmission efficace de l'information entre le (ou les) hiérarchique(s) et l'environnement interne et externe.
  • Rechercher des informations
  • Prendre des notes et les exploiter
  • Rédiger un compte rendu à partir de ses prises de notes
  • Choisir un mode de transmission adapté à la situation

 

CT6 - Assurer à l’oral l’interface entre le dirigeant et ses interlocuteurs, en français et en anglais

  • Accueillir et informer les visiteurs et les correspondants, en français et en anglais.
  • Intervenir en interface entre le dirigeant et ses interlocuteurs et assurer un rôle de facilitateur, en mobilisant ses capacités de rechercher la réponse pertinente et en mettant en œuvre les techniques de communication professionnelle afin de gérer des situations variées et parfois délicates, notamment en cas d’indisponibilité ou d’absence des hiérarchiques.
  •  Assurer l’accueil physique d’un visiteur en veillant à la qualité du cadre et au respect des procédures.
  • Filtrer les demandes
  • S’exprimer distinctement et avec un vocabulaire adapté
  • Utiliser les techniques de communication adaptées (en veillant à reformuler, questionner et synthétiser)

 

CT7 - Organiser la conservation, la traçabilité et l'accessibilité des documents

  •  Organiser le classement et l'archivage physique ou numérique selon les règles en vigueur, en veillant à la confidentialité de l'information et en tenant compte de l'évolution de l'activité, pour assurer aux personnes habilitées un accès rapide et sûr aux dossiers.
  • Pour organiser un système permettant de tracer l’information (retrouver l’origine, le chemin, l’utilisation et la destination d’une information ou d’une donnée, quelle que soit leur forme, écrite, orale, par SMS,…), identifier la nature et l’émetteur de l’information, concevoir un outil de suivi ou s’appuyer sur un outil ou un logiciel existant, en respectant les contraintes, les procédures et les règles de confidentialité en vigueur dans l’entreprise.

 

CCP3 – Participer à la coordination et au suivi d’un projet

CT8 - Participer à la coordination et au suivi d’un projet

Participer à la coordination des activités et au suivi d’un projet (déménagement de l’entreprise, ouverture d’une filiale, projet lié au développement d’un nouveau produit de la marque, etc.), en lien direct avec le pilote et en étroite collaboration avec les acteurs concernés :

  • Veiller au respect de l’ordonnancement des actions, des priorités et de la répartition des tâches,
  • Actualiser les informations dans le Gantt (ou autre logiciel de gestion de projet), informer de l’état d’avancement, alerter si un écart est constaté et proposer des mesures correctives telles qu’un ajustement de délais ou qu’un point d’étape avancé en cas d’aléas.
  • Organiser le partage et la conservation des informations et des documents relatifs au projet, dans le respect des règles et des procédures en vigueur dans l’entreprise.

 

CT9 - Contribuer à la mise en œuvre d’actions de communication

Dans le cadre des actions de communication interne :

  • Collecter des informations auprès de collaborateurs, les capitaliser,
  • Sélectionner les informations adéquates, en vérifier la cohérence avec les orientations et les objectifs définis par la hiérarchie,
  • Contrôler leur fiabilité, les traiter et les organiser dans un support approprié (journal interne, newsletter de l'entreprise, revue de presse). Après validation de la hiérarchie, diffuser les supports auprès des cibles destinataires.
     

 

CT10 - Organiser un évènement

En fonction des axes stratégiques et des plans d’actions définis par la direction :

  • Prendre en charge et optimiser l'organisation d’un événement (séminaire, colloque, opération "Portes Ouvertes", salons professionnels), dans le respect des contraintes budgétaires, des délais et des échéances.
  • Recueillir l'ensemble des informations nécessaires à la préparation de l'événement, le planifier, en contrôler le déroulement et établir le budget prévisionnel.
  • Concevoir les différents supports de communication en amont et pendant l'événement.
  • Dresser le bilan de l'action.

 

CT11 - Contribuer à la gestion administrative des Ressources Humaines

Afin d’accompagner la politique de ressources humaines de l’entreprise, dans le respect des procédures, des règles de confidentialité et des obligations légales, et sous couvert de sa hiérarchie :

  • Assurer le suivi des congés et des absences,
  • Préparer et transmettre les éléments variables de salaire à la structure chargée de l’établissement des bulletins de paie,
  • Participer au processus de recrutement en rédigeant une annonce à partir d’un profil de poste et en planifiant les entretiens des candidats retenus,
  • Participer à l’information sociale du personnel.
DEBOUCHES :

Ce métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...).

Notre taux de réussite en 2016 :

  • Obtention : 100 %

Le suivi post-formation (à l'issue de la formation jusqu'à 1 an maximum) :

      Fin de formation :

  • de 2014 à 2016 : 71 % des personnes sont en poste
CENTRE(S) ASSURANT CETTE FORMATION
STRASBOURG
LES CONSEILLERS
Angélique SCHERER
CONTACT BAS-RHIN
Angélique SCHERER
Tél: 03 88 32 05 15
angelique.scherer@as-formation.fr
Emmanuelle JACAMON
CONTACT HAUT-RHIN
Emmanuelle JACAMON
Tél: 03 89 23 90 02
emmanuelle.jacamon@as-formation.fr
Véronique MARTY
CONTACT CONTRAT PRO
Véronique MARTY
Tél: 03 88 32 05 15
veronique.marty@as-formation.fr
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DECOUVRIR AS FORMATION

AS FORMATION est un organisme de formation, indépendant de tous constructeurs et éditeurs, ayant une expérience unique d'enseignement, basée sur des méthodes pédagogiques innovantes et performantes, permettant à chacun d'évoluer à son rythme et sans stress.

Influencé et marqué par le projet de la Formation Tout au Long de la Vie, le dirigeant d’AS FORMATION a créé la structure autour d’une offre simple qu’il a mise en place depuis 1997 : la formation professionnelle devait s’organiser autour des besoins individuels de formation et de la personnalisation des parcours. C’est pourquoi nos valeurs, nos méthodes, notre organisation, bien qu’elles aient évoluées, sont et seront toujours centrées sur la modularité et l’individualisation des parcours de formation.

Notre objectif a toujours été de s’inscrire dans une démarche qualité, et de donner la possibilité aux bénéficiaires de gagner en productivité en complétant leurs connaissances d’un métier par de nouvelles compétences.

C’est ainsi qu’AS FORMATION est devenu en 20 ans l'un des principaux centre de formation privé d'Alsace.

LOCATION DE SALLES

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